Vantagens de organizar os documentos de uma empresa

Vantagens de organizar os documentos de uma empresa

No momento de organizar os documentos da empresa, é comum gerarmos uma bagunça de várias caixas e papéis misturados e perdidos, e no final não encontramos aquilo que procuramos. Quantas vezes isso já aconteceu com você? Para evitar o desperdício de tempo precioso e facilitar sua localização, sempre que necessário, é fundamental para a empresa e seus profissionais existir uma organização de documentos físicos e digitais.
Segundo uma pesquisa realizada pela ABGD (Associação Brasileira das Empresas de Gestão de Documentos), o profissional brasileiro pode perder até 2 horas tentando encontrar documentos importantes.
Isso acaba tornando o clima organizacional pesado, pois outras pessoas podem deixar de exercer funções e responsabilidades para se dedicarem à tarefa de encontrar um papel em arquivo físico perdido no meio de milhares, sendo que, em muitos casos, nem mesmo a pessoa que o arquivou faz a mínima ideia de onde esteja guardado.
É possível prevenir essa dor de cabeça, mas para isso não basta apenas guardar os documentos! O motivo é simples: eles são muito importantes e por isso precisam ser arquivados de maneira segura e organizada. E claro, quando está tudo em ordem, a demanda documental é simplificada e tudo flui melhor na empresa.
Achou complicado? Quando não há a gestão de documentos, de fato parece não ter solução para a desorganização e consequente falta de produtividade da empresa.
Se você se identificou com essa situação, não deixe de conferir neste post o porquê e as vantagens de organizar de forma eficiente e profissional os documentos físicos e digitais da sua empresa.
O que é organização de documentos físicos e digitais
 
Antes de falar da sua importância, você sabe dizer o que é, de fato, a organização de documentos ou arquivos? A organização de arquivo nada mais é que uma área do arquivo documental, com a função de administrar os documentos, incluindo o início dos negócios e durante sua vida útil.
A gestão de documento pode ser definida como uma metodologia que oferece uma solução de arquivo e organização, permitindo realizar consultas físicas e eletrônicas, em que você pode encontrar todos os dados em um só lugar.
Desordem de documentos: você e sua empresa não precisam passar por isso!
O primeiro resultado que você irá perceber se seus documentos físicos e digitais forem organizados de maneira adequada e correta é que haverá um padrão no seu acervo e eles poderão ser identificados rapidamente.
Provavelmente você não sentirá mais dificuldades para localizá-los, e por conseguinte será gerada uma economia de tempo, tanto de encontrar o que precisa, quanto de ter que agilizar todo o processo em relação aos dados do documento. Dessa forma, os riscos de ter que descumprir prazos solicitados serão mínimos, perdas e extravios serão evitados e você terá um ambiente organizado, produtivo e muito agradável.
Documentos físicos X documentos digitais
 
É impossível falar da importância da organização de documentos sem entender as diferenças entre seus tipos, divididos entre físicos e digitais. Ambos têm um papel relevante na organização, mas suas particularidades devem ser consideradas na hora de separá-los e armazená-los.
Os documentos físicos são guardados e organizados em caixas e pastas com identificação. Eles ocupam muito mais espaço nos acervos e se bem cuidados podem durar muitos anos.
Já os documentos digitais são armazenados na memória dos computadores, separados por pastas e subpastas. São mais simples de organizar mas também são mais frágeis, sua conservação depende de softwares e de hardwares.
De olho no volume de documentos
 
É lógico dizer que quanto maior o volume de documentos mais difícil é manter uma ordem. Você deve perceber que conforme o número de arquivos cresce na sua empresa e a quantidade de dados também é alimentada, o processo se torna mais complexo, e é aí que surgem os problemas.
Nesse momento você começa a considerar as técnicas de armazenamento e reconhece a sua importância, por tantos benefícios que ela traz e por tantos transtornos que evita. Muito interessante, concorda?
O papel indexação na organização dos documentos
 
Com certeza um recurso valioso para facilitar a organização de documentos físicos e digitais da sua empresa é a indexação. É uma forma muito eficiente de organizar e encontrar um documento, que consiste em representá-lo com palavras referentes ao seu assunto.
Após nomear o documento, esse é analisado e os termos são extraídos para a sua identificação no momento da busca. Ou seja, a atividade de indexar “arquiva” um documento com o objetivo de facilitar sua localização posteriormente.
Vantagens da organização de documentos
 
Agora que você já entendeu de forma sucinta sobre a importância da organização de documentos, veja o que mais ela permite:
Captura fácil e ágil: rápido acesso aos documentos através de um método de busca aplicado;
Conservação: diminuição do acúmulo de papéis e manutenção em formato eletrônico;
Segurança: proteção das informações, através de programas eletrônicos;
Ordem: organização dos documentos por categorias, temas, nível de importância e data de expedição;
Pesquisa correta e prática: busca assertiva, permitindo ao funcionário localizar exatamente o arquivo que precisa.